Donald akan duduk di sebelah Raja Charles di salah satu sisi meja, sementara Melania dan Camilla akan duduk berhadapan dengan suami mereka. Kedua pemimpin akan menyampaikan pidato mereka masing-masing mulai pukul 20.30, diikuti alunan lagu kebangsaan masing-masing.

Acara formal itu telah direncanakan secara cermat hingga ke detail terkecil dengan persiapan biasanya dimulai lebih dari enam bulan sebelumnya. Staf umumnya membutuhkan membutuhkan waktu hingga tiga hari untuk menata meja dengan sempurna, bahkan mengukur jarak antara piring dan gelas

Charles dan Camilla akan memeriksa meja terlebih dahulu bersama Kepala Rumah Tangga, Wakil Laksamana Sir Tony Johnstone-Burt, untuk memastikan tidak ada kesalahan. Meja tersebut akan menampilkan bunga-bunga musiman yang menakjubkan dari kebun sekitarnya.

Setelahnya, bunga-bunga itu akan disumbangkan ke Floral Angels, sebuah badan amal yang mengirimkannya ke rumah perawatan, panti jompo, dan tempat penampungan untuk dinikmati oleh para penghuni.

Menu akan disajikan dalam bahasa Prancis, dengan sekitar 19 pos di sekitar ruangan untuk melayani penyajian makanan dan minuman. Setiap pos diawaki oleh seorang pelayan, seorang pelayan meja, seorang pelayan pembantu, dan seorang pelayan anggur.

Kunjungan kenegaraan Trump pada 2019 menampilkan menu makanan lezat dari produk-produk Inggris musiman. Termasuk di dalamnya menu fillet ikan halibut kukus dengan mousse selada air, potongan asparagus, dan saus chervil sebagai hidangan pembuka.

Tim dapur kerajaan juga biasanya menyiapkan koktail khusus untuk acara jamuan kenegaraan, meski Donald Trump disebut bukan peminum. Itu adalah tradisi kerajaan, meski ada pengecualian ketika Emir Qatar berkunjung beberapa waktu lalu.

Ketika Presiden Prancis Emmanuel Macron berkunjung Juli lalu, koktail yang jadi sorotan adalah L'entente, yang menampilkan gin Inggris, lemon curd, pastis Prancis, dan hiasan bunga jagung kering Prancis dengan mawar Inggris. Selama kunjungan Kaisar dan Permaisuri Jepang ke Inggris tahun lalu, koktail mereka adalah yuzu marmalade sour.

Kate Middleton dan Pangeran William dijadwalkan menyambut Donald Trump dan Ibu Negara di Inggris pada 17 September 2025, sebelum bergabung dengan Raja Charles dan Ratu Camilla untuk penyambutan di udara terbuka dan prosesi kereta kuda menuju kediaman resmi di Kastil Windsor.

Awalnya, Donald dan Melania dijadwalkan tiba di Inggris pada 17 September sebelum pulang pada 19 September 2025. Namun karena jadwal padat pasangan tersebut, mereka akan tiba pada 16 September 2025 sebelum pulang pada 18 September 2025.